商业发票（Invoice）是什么？外贸出口不可缺的核心单证详解
在外贸出口过程中，不论你是通过FOB、CIF还是信用证结算，商业发票（Commercial Invoice）都是必须提交的一份核心单证。它不只是“报价单”或“销售单”，而是海关申报、客户付款、银行结汇、退税备案的关键依据。那商业发票到底该怎么写？有哪些注意事项？和形式发票有什么区别？这篇文章带你全面了解。
一、什么是商业发票（Commercial Invoice）？
商业发票（Invoice），是出口商开具给进口商的、用于说明交易内容和金额的正式单据。
它的本质作用是：
作为买卖双方达成交易后，对出口货物进行价值确认与支付依据的官方文件。
在报关、银行结汇、客户清关、信用证核销等环节，商业发票都是必须提交的重要单证之一。
二、商业发票的标准格式内容
一份完整合格的 Invoice 通常包含以下字段：
| 项目 | 内容说明 |
|---|---|
| 发票编号（Invoice No.） | 必须唯一，建议带日期与客户编码 |
| 日期（Date） | 签发发票的日期 |
| 发货人（Seller/Shipper） | 出口方公司信息 |
| 收货人（Consignee） | 进口方公司信息 |
| 通知方（Notify Party） | 接收运输/清关通知的一方（可选） |
| 装运港与目的港 | 如：Shanghai to Los Angeles |
| 运输方式（By Sea/Air） | 表明运输方式 |
| 付款方式 | 如：T/T、L/C等 |
| 商品描述 | 品名、型号、数量、单价、总价、货币单位等 |
| 总金额（Total Amount） | 发票总金额 |
| 原产地（Country of Origin） | 产品制造国家 |
| 签章 | 企业签字或盖章 |
三、商业发票的作用有哪些？
出口报关申报依据
海关需要根据发票上的价格和货物信息进行审价和监管。国际结算凭证
银行在信用证或电汇结算时，会要求商业发票作为核对依据。进口方清关
买方用于在目的港清关时申报税值、核查货物信息。出口退税申请
是申请退税必须提供的财务依据之一。对账和索赔凭证
客户发现货值问题或差异时，会以发票为核对标准。
四、商业发票与形式发票（Proforma Invoice）的区别
很多新手会混淆这两个概念：
| 项目 | 商业发票（Invoice） | 形式发票（Proforma Invoice） |
|---|---|---|
| 是否正式单据 | ✅ 是 | ❌ 否，仅为报价或意向单 |
| 是否用于报关 | ✅ 是 | ❌ 否 |
| 是否用于结算 | ✅ 是 | ❌ 否 |
| 开具时间 | 发货前正式确认 | 洽谈阶段，未最终下单时 |
| 是否可以反复修改 | 不建议随意改动 | 可多次修改更新报价内容 |
简单理解：Proforma 是意向书，Invoice 是结算书。
五、商业发票常见填写错误与风险提醒
1. 货物信息与提单、装箱单不一致
这会造成报关被卡、退税无法通过。所有单证信息务必统一。
2. Invoice金额不规范
如少写小数点、金额错误、币种不明确，可能导致客户无法结汇或税务问题。
3. 未签字盖章
有些国家海关或银行不接受无盖章的发票，请确认是否加盖公司公章。
4. 发票编号重复或缺失
企业应统一管理发票编号，防止税务/审计环节出错。
六、Invoice 英文模板参考
Commercial Invoice
Invoice No.: INV2025-001
Date: 2025-08-18
Shipper: ABC EXPORT CO., LTD.
Consignee: XYZ IMPORT LLC
Port of Loading: SHANGHAI
Port of Destination: LOS ANGELES
Payment Terms: T/T in advance
Transport: By Sea
Description of Goods:
1. Bluetooth Speaker Model A1 – 1,000 pcs @ USD 10.00 = USD 10,000.00
2. USB Charging Cable – 2,000 pcs @ USD 1.00 = USD 2,000.00
Total Amount: USD 12,000.00
Country of Origin: China
Signature: ____________________
Company Seal:
商业发票（Invoice）不仅仅是一张“报价格式单”，而是一份具有法律效力的贸易单据，贯穿出口全流程：从报价、下单、结算，到报关、退税、清关。
务必确保商业发票填写规范、信息准确、格式标准，否则可能导致资金、货物、关务等多方面风险。
